LMS trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể đảm nhận tính đa nhiệm tại nhiều vai trò khác nhau, từ phát triển đào tạo trực tuyến đến các chức năng quản trị trong nội bộ tổ chức. Nói sâu hơn, LMS có thể sử dụng để theo dõi các nhiệm vụ văn phòng, lưu trữ tài liệu đào tạo nhân viên mới, duy trì hồ sơ nhân sự hay đánh giá nhân viên. Với tính đa nhiệm như vậy, việc lựa chọn triển khai như thế nào cũng là điều cần được quan tâm, khi trên thị trường có những hệ thống miễn phí nhưng lại chứa rất nhiều chi phí tiềm ẩn trong thời gian dài. Do đó, hãy trả lời 6 câu hỏi sau nếu doanh nghiệp của bạn có ý định triển khai hệ thống LMS của riêng mình.
Xem thêm: Tất tần tật từ A đến Z về hệ thống LMS mà bạn cần biết
1. Tại sao cần đầu tư 1 hệ thống LMS ngay từ đầu?
Tuy đây dường như là 1 câu hỏi có vẻ hiển nhiên, nhưng là 1 câu hỏi mang tính quan trọng trước khi cân nhắc triển khai hệ thống LMS. Ngân sách đáp ứng là bao nhiêu? Đội ngũ IT cần chi tiêu gì khi năm tài chính kết thúc? Doanh nghiệp có đang sở hữu hệ thống LMS nào khác vào lúc này không và có vấn đề gì với nó? Hay có cách nào khác tốn kém ít chi phí hơn để đạt được cùng mục đích hay không?
Đồng thời, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo để tìm hiểu lý do tại sao lại cần đầu tư vào LMS ngay từ đầu, cũng như đây có phải là 1 khoản chi phí hợp lý tại thời điểm hiện tại hay không. Vì có thể bạn chỉ cần nâng cấp nền tảng hiện có của mình hoặc trang bị thêm các tiện ích bổ sung để tối đa hóa chức năng của chúng là ổn.
2. Hệ thống mới cần thực hiện mục đích gì?
Hơi khác so với câu hỏi trước, câu hỏi này giả định rằng bạn đã đưa ra quyết định và việc đầu tư vào một hệ thống LMS được coi là một khoản chi phí xứng đáng. Nhưng cần xác định được rằng chính xác bạn cần điều gì ở hệ thống mới? Làm rõ những điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và triển khai hệ thống LMS mới hiệu quả hơn rất nhiều.
3. Hệ thống LMS sẽ được lưu trữ ở đâu?
Các phương pháp triển khai phổ biến nhất là tự cài đặt và điện toán đám mây. Với một hệ thống LMS sử dụng điện toán đám mây, tất cả những gì bạn cần làm chỉ là đăng nhập và có thể truy cập từ mọi nơi. Tuy nhiên, cần phải kiểm tra xem có phù hợp khi sử dụng trên nền tảng điện thoại di động hay không, song song với đó là khả năng hoạt động ngoại tuyến (offline).
Ở 1 khía cạnh khác, nếu doanh nghiệp sử dụng một hệ thống LMS mã nguồn mở đồng nghĩa với việc sẽ cần mua một gói lưu trữ riêng với mức chi phí không hề nhỏ, kèm theo giới hạn về dung lượng lưu trữ.
4. Doanh nghiệp sẵn sàng chi trả bao nhiêu để triển khai hệ thống LMS?
Câu hỏi này thường được đặt ra bởi bộ phận mua hàng với yêu cầu ước tính chính xác, bởi rất dễ sẽ xảy ra tình huống loại bỏ những hệ thống tiềm năng chỉ vì ước tính sai. Hãy bắt đầu với 1 danh sách liệt kê những tính năng của hệ thống LMS mà doanh nghiệp cần. Từ đó có thể loại trừ những hệ thống không đáp ứng yêu cầu dù mức chi phí có hấp dẫn. Ngoài ra, hãy tận dụng lần thử miễn phí nếu có để trải nghiệm trước khi chính thức đầu tư triển khai 1 hệ thống LMS, đảm bảo hệ thống đó đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.
Xem thêm: Hệ thống e-Learning LMS gồm những chi phí gì và cách tối ưu chi phí
5. Công tác bảo trì hệ thống LMS là bao lâu và mức chi phí?
Hệ điều hành của hệ thống đã được cập nhật hay chưa? Có đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động tốt và không có bất kỳ trục trặc, treo máy nào? Bộ nhớ cache có cần được làm trống theo cách thủ công thông thường hay có thể “lấp lỗ hổng” bởi các bản sửa lỗi khác? Nhà cung cấp có tự cung cấp các bản cập nhật này không và nếu có, chi phí là bao nhiêu? Hoặc, đội ngũ nội bộ của doanh nghiệp có thể tự can thiệp vào khâu này?
Hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp có thể kiểm soát được các vấn đề kể trên với mức chi phí hợp lý trước khi bắt tay vào triển khai bất kỳ hệ thống LMS nào.
6. Hệ thống LMS có được hỗ trợ bởi 1 nhà cung cấp đáng tin cậy?
Khi lựa chọn 1 hệ thống để triển khai, doanh nghiệp không chỉ cần nhìn vào bản thân hệ thống mà còn cần xem xét tới khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp. Bằng việc tìm hiểu về các đánh giá từ những khách hàng trước đây, doanh nghiệp sẽ phần nào nắm được tổng quan về dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp. Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ đầu tư vào 1 hệ thống được hỗ trợ tối đa về mọi mặt.
Triển khai hệ thống LMS là một khoản đầu tư lớn cả về vật chất và tinh thần đối với doanh nghiệp. Việc đặt các câu hỏi phù hợp để định hướng là một điều cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp bạn hiểu rõ mọi điều trước khi thực sự đầu tư.